Comment combler le fossé ?

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Plan de l'article

Il s’agit d’un dilemme commercial séculaire : vous souhaitez développer votre entreprise, mais vous ne savez pas trop où ni comment allouer les ressources pour y parvenir. Vous êtes familier ? Si c’est le cas, vous devrez peut-être effectuer une analyse des écarts. Dans cet article

Qu’est-ce qu’une analyse des écarts ?

Une analyse des écarts est un examen et une évaluation de vos performances actuelles dans le but d’identifier les différences entre votre situation actuelle et votre situation actuelle. Cela peut se résumer en quelques questions :

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  • Où en sommes-nous maintenant ?
  • Où voulons-nous être ?
  • Comment allons-nous combler cet écart ?

La réalisation d’une analyse des écarts peut vous aider à améliorer l’efficacité de votre entreprise, votre produit et votre rentabilité en vous permettant d’identifier les « lacunes » présentes dans votre entreprise. Une fois terminé, vous pourrez mieux concentrer vos ressources et votre énergie sur ces domaines identifiés afin de les améliorer. Une analyse des écarts est un examen de vos performances actuelles dans le but d’identifier les différences entre votre situation actuelle et l’endroit où vous souhaitez vous trouver. Cliquez pour tweeter Qu’est-ce qu’un modèle d’analyse des écarts ?

Un modèle d’analyse des écarts visualise la différence entre la réalité et la cible pour votre organisation, ce qui permet de montrer facilement aux employés où il y a encore de la marge de croissance. C’est un excellent moyen de visualiser vos données et de montrer les difficultés et la prospérité de votre organisation. Dans notre discussion sur le modèle d’analyse des écarts ci-dessous, nous parlerons spécifiquement de la façon dont une analyse des écarts peut être utilisée au sein d’un service ; elle peut également être utilisée pour l’ensemble de votre entreprise ou pour un seul processus. Les quatre étapes décrites dans le modèle ci-dessous vous aideront à connaître précisément les problèmes auxquels vous êtes confronté et comment les résoudre. Comment effectuer une analyse des écarts : 4 étapes jusqu’à l’achèvement

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Étape #1 : Identifiez l’état actuel de votre département.

Cela peut sembler accablant, mais supportez moi. Vous avez un plan stratégique ou un tableau de bord équilibré ? Tout d’abord, identifiez la priorité de ce plan ou de ce tableau de bord. Par exemple, supposons que votre organisation bancaire souhaite augmenter sa croissance de 30 % par an et qu’elle augmente de 8 % par an. Cela place votre « état actuel » à une croissance de 8 %. Ou peut-être travaillez-vous pour une entreprise de fabrication qui génère un chiffre d’affaires de 180 000$ par employé, et votre objectif est de le faire passer à 250 000$ par employé. Cela porterait votre état actuel à 180 000$ par employé. N’oubliez pas que votre état actuel ne doit pas nécessairement être financier. Si votre organisme sans but lucratif sert actuellement 10 000 repas par semaine aux sans-abri, c’est votre état actuel. Ou, si vous travaillez pour une administration municipale, vous pourriez avoir 200 incidents de sécurité publique pour 100 000 citoyens par an, un autre exemple de l’état actuel. Vous pensez probablement maintenant : « Nous avons beaucoup d’états actuels ! » Et vous avez probablement raison ! Vous pouvez en fait exécuter une analyse des écarts sur chacun d’eux. Pour les besoins de cet article, essayez de vous en tenir à l’état actuel qui représente le mieux l’ensemble de votre département.

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Étape #2 : Identifiez où vous souhaitez être avec votre service.

Cet objectif futur est parfois appelé état souhaité, cible future ou objectif étiré. Pour ce faire, vous voudrez réfléchir à ce que vous allez faire aujourd’hui dans votre état actuel (à partir de la première étape) et à ce que vous voulez vraiment être dans un délai raisonnable. Si vous effectuez une analyse des écarts dans le contexte de votre plan stratégique, jetez un coup d’œil aux objectifs de votre plan. Ces objectifs pourraient être de trois à cinq ans, ce qui est idéal. Où êtes-vous avec eux ? Pour répondre à cette question, revenez à vos domaines d’intérêt actuels.

  • État futur de votre banque : 30 %.
  • État futur de votre organisation de fabrication : 250 000$ de revenus par personne.
  • État futur de votre organisation à but non lucratif : 20 000 repas par semaine.
  • État futur de votre municipalité : 100 incidents de sécurité pour 100 000 citoyens par an.

Vous pouvez même le tracer et voir une représentation claire de l’état actuel et de l’état futur.

Étape #3 : Identifiez les lacunes de votre service.

Maintenant que vous savez où en est votre organisation et où vous souhaitez qu’elle se trouve à l’avenir, il est temps de combler le fossé. Jetez un coup d’œil au graphique ci-dessus ; l’ « écart » est la zone grisée, qui montre la différence entre l’endroit où vous vous trouvez et l’endroit où vous souhaitez être. Lorsque vous identifiez les lacunes de votre service, vous devez vous assurer que votre objectif et votre état actuel existent au cours de la même période. Donc, si votre objectif futur est dans trois ans, vous devez extrapoler votre état actuel pendant trois ans pour déterminer l’écart approprié. Par exemple, si vous avez une croissance de 8 % et que vous souhaitez augmenter de 30 % par an pendant trois ans, vous voudrez prendre en compte le chiffre d’affaires que vous avez actuellement et le montant que vous aurez en 3 ans à votre rythme actuel. Si vous avez actuellement 100$ de chiffre d’affaires, vous vous situeriez à près de 220$ avec une croissance de 30 % en trois ans, et à 126$ avec une croissance de 8 % sur la même période. Votre écart est donc de 94$. Certaines organisations ne projettent pas trois ans. Au lieu de cela, ils peuvent dire qu’ils aimeraient que leur soupe populaire serve 25 000 repas aujourd’hui au lieu de 10 000 repas. Par conséquent, leur écart est de 15 000 repas. C’est le moment idéal pour comprendre pourquoi il y a une lacune.

  • Soyez précis au sujet de l’écart. Par exemple, si votre chiffre d’affaires par employé est inférieur de 70 000$ à ce que vous aviez prévu, pourquoi ? Y a-t-il un problème avec la façon dont vous travaillez, avec les clients ou avec vos prix ?
  • Approfondissez et déterminez pourquoi cet écart s’est produit. Pour ce faire, posez des questions — et questionnez les réponses à ces questions — jusqu’à ce que les causes profondes de le fossé devient clair. Vous avez peut-être entendu parler de « cinq pourquoi » ; voici un exemple :
    • « Pourquoi est-il si difficile de travailler avec les clients ? » Parce qu’ils veulent quelque chose de personnalisé.
    • « Pourquoi veut-il un travail sur mesure ? » Parce qu’ils font face à un problème différent de celui que notre entreprise avait imaginé.
    • « Pourquoi n’avons-nous pas imaginé le problème auquel le client est confronté ? » Parce que nous avons débuté dans le secteur de la santé et que la plupart de nos clients sont aujourd’hui dans le secteur bancaire.
    • « Pourquoi n’avons-nous pas conçu un produit pour le secteur bancaire ? » Parce que notre équipe de développement de produits ne pense pas aux nouvelles offres de produits.
    • « Pourquoi ne pensons-nous pas à de nouvelles offres de produits ? » Parce que nous sommes trop occupés à créer des produits personnalisés.

Étape #4 : Concevez des améliorations pour combler les lacunes de votre service.

Maintenant que vous avez J’ai découvert pourquoi il y a des lacunes dans votre service, il est temps de trouver la bonne ligne de conduite pour y remédier. Utilisez les directives suivantes pour vous assurer que les améliorations que vous proposez sont solides :

  • Basez toutes les améliorations sur les informations que vous avez découvertes tout en identifiant les lacunes. Par exemple, si votre équipe est trop occupée à effectuer un travail personnalisé, il lui sera difficile de prendre du recul et de concevoir une nouvelle offre de produits. Peut-être que si vous arrêtez de travailler sur mesure pendant quelques semaines, cela libérera votre équipe pour créer un produit évolutif pour vos nouveaux clients cibles.
  • Tenez compte du coût de mise en œuvre de chaque solution. Vous n’avez peut-être pas la possibilité de cesser de travailler avec vos clients actuels. Pouvez-vous externaliser le développement d’une nouvelle offre ? Vous vous associez peut-être à une autre organisation ?

Que se passe-t-il après l’analyse des écarts ?

J’espère que vous avez émergé de votre exercice d’analyse des écarts avec quelques de bonnes idées : des idées sur vos écarts de performance et sur la façon dont vous pourriez y remédier. Mais comme le savent tous ceux qui ont déjà lu notre blog, les idées ne sont rien sans exécution. La mise en œuvre de ces idées est souvent plus difficile que ce que les gens attendent, surtout s’ils ne disposent pas d’un moyen concret de mesurer et de gérer les progrès au fil du temps. Ne vous arrêtez donc pas après l’étape de l’idée. Un modèle d’analyse des écarts plus complet devrait inclure quelques étapes supplémentaires ; considérez-les comme la phase « démarrage sur le terrain » de l’exercice d’analyse, c’est-à-dire la logistique nécessaire à la réalisation du travail. Voici ce qui doit se passer après l’analyse des écarts pour mettre ces bonnes idées en œuvre. Étape 1 : Choisissez un cadre qui vous aide à organiser vos plans.

Si une analyse des écarts révèle les zones problématiques, une structure vous aide à les cartographier. Les cadres résument les éléments importants de votre plan et vous aident à rester organisé. (De nombreuses équipes de direction échouent simplement à cause de leur désorganisation !) Ils permettent également à tout le monde de le voir facilement pourquoi vous faites ce que vous faites, les activités qui contribuent à atteindre un objectif spécifique, ce qui est important pour obtenir l’adhésion. Il existe de nombreux cadres de planification stratégique ; nous pensons que le tableau de bord prospectif est l’un des meilleurs disponibles en raison de son approche unique. (Pour en savoir plus sur ce cadre, cliquez ici.) Mais ce n’est certainement pas le seul. Les objectifs et résultats clés (OKR), les cinq forces de Porter et de nombreux autres sont également des options valables, et n’importe quel modèle peut être personnalisé en fonction du fonctionnement de votre entreprise. Étape 2 : Développez votre cadre avec les objectifs, les mesures et les projets identifiés dans l’analyse des écarts.

Vous allez ensuite commencer à remplir les blancs de votre infrastructure avec des informations, dont certaines ont été déterminées dans l’analyse des écarts :

  • Objectif (s)  : à l’étape 2 de l’analyse des écarts, vous avez identifié votre objectif en termes de performances. Ce sont vos objectifs (également appelés objectifs).
  • Mesures  : les mesures sont des indicateurs qui indiquent dans quelle mesure vous atteignez ces objectifs. Vous devez sélectionner une ou deux mesures pour chaque objectif.
  • Projets — Parfois appelés « initiatives », les projets sont les programmes d’action que vous développez pour atteindre vos objectifs. L’étape 4 du modèle d’analyse des écarts se concentre sur la conception de solutions pour combler l’écart ; ces solutions peuvent devenir les projets que vous entreprenez. La plupart des organisations mettent en œuvre une ou deux initiatives pour chaque objectif.

Étape 3 : Mettez en œuvre votre plan et suivez vos progrès.

Il est maintenant temps de lancer votre plan et d’évaluer périodiquement la façon dont les choses se déroulent. Assurez-vous d’avoir alloué suffisamment de ressources à la mise en œuvre du plan et de les avoir communiquées à tous les membres de votre organisation. Comme on dit, le diable est dans les détails. Le suivi de vos performances peut être assez compliqué. Vous devez donc trouver un moyen de gérer le processus d’exécution de la stratégie. Most les entreprises utilisent un logiciel de gestion des performances, comme ClearPoint, pour suivre leur progression vers les objectifs. Les outils de gestion des performances permettent aux organisations de suivre divers indicateurs liés aux projets stratégiques afin de soutenir leurs activités sur le long terme. Utilisation de ClearPoint pour le suivi de l’analyse des écarts

Pour expliquer comment un outil tel que ClearPoint peut suivre les performances et combler les lacunes, prenons un exemple. Le scénario d’analyse des écarts :

L’écart de performance : Supposons que vous faites partie du gouvernement local d’une petite ville rurale. Une lacune identifiée par votre équipe dans le cadre de l’exercice d’analyse est le manque de nouvelles entreprises. Par conséquent, votre objectif au cours des trois prochaines années est d’augmenter le nombre de nouvelles entreprises de 10 %. Pourquoi l’écart pourrait exister : La troisième étape de l’analyse des écarts a suscité une discussion sur la raison pour laquelle l’écart pourrait exister. Des recherches ont montré que les Millennials sont le groupe d’âge le plus susceptible de créer une nouvelle entreprise, et les données de la démographie de la ville montre un nombre étonnamment faible de résidents de la génération Y. Autres raisons possibles : Certains des processus de création d’entreprises de la ville sont très complexes, et la ville ne possède pas de zone centrale développée qui aiderait les entreprises à prospérer. Une solution proposée pour combler le fossé : Tout en examinant comment combler cet écart, votre équipe a élaboré certains plans d’action possibles, notamment :

  • Prendre des mesures pour attirer davantage de membres de la génération Y, à la fois en tant que résidents et investisseurs.
  • Simplifier les règles de démarrage de nouvelles entreprises.
  • Créer un « centre-ville » central et accessible à pied.

Exécution du plan :

Maintenant que votre équipe a mis au point de bonnes idées pour combler les lacunes identifiées, il est temps de mettre le plan en œuvre. En utilisant le tableau de bord équilibré comme cadre de travail, vous utiliserez ClearPoint pour élaborer votre stratégie d’amélioration, notamment :

  • Votre objectif : augmenter le nombre de le nombre de nouvelles entreprises ouvrira ses portes de 10 % au cours des trois prochaines années.
  • Vos mesures : Le nombre de nouveaux candidats par an et le nombre de nouvelles ouvertures d’entreprises par an.
  • Vos projets : Vous décidez de vous attaquer à deux projets liés à l’objectif :
    • Simplifiez les règles de démarrage de nouvelles entreprises.
    • Lancer une initiative visant à attirer davantage de membres de la génération Y en tant que résidents et entrepreneurs.

Enfin, vous utiliserez ClearPoint pour suivre et créer des rapports sur toutes les informations pertinentes pour votre analyse des écarts. Vous souhaiterez : Intégrez ClearPoint aux sources de données appropriées. ClearPoint est capable d’extraire automatiquement des données provenant de systèmes disparates de votre organisation, ce qui vous permet de visualiser toutes vos données liées aux performances en un seul endroit. Liez les améliorations proposées aux buts et objectifs pertinents. ClearPoint vous permet de lier les propositions des améliorations apportées aux objectifs, afin que vous puissiez voir l’impact de votre plan de réduction des écarts. Nos clients utilisent fréquemment des rapports récapitulatifs pour les données d’analyse des écarts liés aux états actuels et souhaités. Gérez vos projets. ClearPoint offre un moyen simple de rester au courant des nombreuses tâches associées aux projets. Vous pouvez créer des tableaux de bord de projet et des diagrammes de Gantt informatifs pour visualiser les données clés et attribuer la propriété et la responsabilité à des individus spécifiques. Effectuez le suivi des performances pour voir si vous atteignent vos objectifs.

Vous pouvez suivre les données qualitatives et quantitatives dans ClearPoint, ce qui vous donne une image complète de vos performances. De plus, notre fonction d’état RAG vous permet de voir facilement comment vous vous comportez sur vos mesures (à l’aide d’indicateurs visuels rouges, ambre/jaunes ou verts) et vous permet de visualiser rapidement les tendances au fil du temps.

Faites un rapport sur vos mesures.

Donnez à chaque mesure de performance une fréquence de reporting, qui détermine la fréquence à laquelle vous collecterez des données et faire rapport sur ses progrès. La création de rapports peut prendre beaucoup de temps sans logiciel, mais ClearPoint a automatisé la majeure partie du processus de création de rapports, ce qui vous fait gagner beaucoup de temps. Il envoie des rappels automatisés aux responsables de la mise à jour des données et remplit automatiquement les rapports avec des données provenant de diverses sources. De plus, notre interface simple de glisser-déposer vous permet de créer rapidement une variété de tableaux de bord, de rapports et de fiches de performance pour différents publics. Parcourez votre analyse des écarts jusqu’à son achèvement

Une analyse des écarts est un exercice intéressant, mais elle doit être accompagnée d’un véritable plan d’amélioration. La progression vers l’avant repose sur le travail incrémentiel effectué au fil du temps. Le suivi fait partie de ce travail progressif. Non seulement le suivi montre votre succès, mais il révèle également si vous prenez les bonnes mesures. Si vos projets progressent au rythme, c’est bien, mais s’ils n’ont pas d’impact positif sur vos mesures, vous devrez peut-être réévaluer si pour commencer, vous vous attaquez aux bons projets. Dans ce cas, vous risquez d’attirer davantage de milléniaux dans votre ville grâce à vos efforts, mais est-ce que cela se traduira par un afflux de nouvelles entreprises ? Seuls le temps et le suivi ! … va le dire. un

Qui effectue une analyse des écarts ?

Pour effectuer une analyse des écarts de votre stratégie, vous devez rassembler les responsables de vos services afin d’évaluer les performances et les compétences de l’entreprise. un

Quels sont les avantages d’une analyse des écarts ?

Une analyse des écarts encourage votre organisation à évaluer l’écart entre où vous vous trouvez et où vous souhaitez être, et vous aide à élaborer un plan d’action structuré pour combler cet écart. Une analyse des écarts est également un outil puissant de planification stratégique, et agit comme une analyse des performances de votre organisation dans le passé. un

Quelles sont les principales étapes de l’analyse des écarts ?

Pour effectuer une analyse des écarts, vous devez évaluer votre situation actuelle, déterminer l’état de vos objectifs et mettre en évidence l’écart entre les deux. Vous pouvez ensuite créer un plan d’action pour combler ces lacunes. un

Quels sont les inconvénients d’une analyse des écarts ?

Une analyse des écarts identifie l’écart entre l’endroit où vous vous trouvez et l’endroit où vous souhaitez être. Un inconvénient, cependant, est qu’une analyse des écarts ne permet d’évaluer que l’endroit où vous vous trouvez à un moment donné. Il faut le répéter et mis à jour périodiquement. Bien qu’une analyse des écarts souligne également les inefficacités actuelles au sein de votre organisation, elle n’identifie pas la cause de ces faiblesses ou inefficacités.

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Pourquoi une analyse des écarts est-elle importante ?

On ne sait pas où on va avant de savoir où on est. Une analyse des écarts met non seulement en évidence l’écart entre vos rêves, mais oblige également votre organisation à évaluer véritablement votre passé et votre présent. Cette évaluation vous aide à prédire où vous arriverez à l’avenir. Il vous aide également à élaborer un plan d’action pour ramener votre entreprise sur le cap.